La entrada Gestió de personal segons assistència en el centre esportiu se publicó primero en Einatime - Control Horario.

Això ha generat diverses qüestions, des de com funciona a com s’implanta, o si és realment necessari. Però d’altra banda, ha suposat una gran millora en la gestió dels torns, els horaris rotatius i els treballadors a mitja jornada, ja que dona eines per a una millor gestió.

Després de 2 anys d’experiència implantant solucions per al registre de la jornada laboral en supermercats i botigues d’alimentació, farem un repàs de tot el que necessitem tenir en compte per al nostre comerç. Anem per passos!

Registre horari en supermercats i botigues

El Reial decret llei 8/2019, conegut com a Llei de Control Horari, porta ja temps sent obligatòria i impulsant l’aplicació del registre de jornada diari a les botigues d’alimentació. Però, encara hi ha comerços que aposten pel mètode de la fulla de excel o el paper i boli. Legalment, això implica irregularitats i d’altra banda, a la llarga resulta poc funcional.

Quan parlem de registre horari en el sector, significa el fet que la botiga disposa d’una plataforma on cada treballador pot veure el seu horari, fitxar l’entrada, sortida o absència, però també gestionar les seves vacances i comunicar-se. És a dir, solucions que faciliten tota la gestió interna i milloren el rendiment.

Existen varias opciones, como las aplicaciones o plataformas web. Però també, els sistemes biomètrics (anomenats també màquines de fitxar). Tots dos són complementaris, poden usar-se simultàniament i ofereixen solucions segons la situació de cada supermercat o comerç. Veurem què ofereix cada opció més endavant. Abans, un repàs legal com a referència.

Aspectes legals del control horari en alimentació

Com esmentàvem una mica més amunt, la llei que regula la presència dels sistemes de registre de jornada laboral és el Reial decret llei publicat al maig de 2019. Segons el que es va publicar en el BOE i les directrius principals establertes en aquest temps d’ús, podem resumir el marc legal en:

• Totes les empreses existents estan obligades a tenir un registre diari dels seus treballadors, tenint en compte el seu tipus de jornada.
• És obligatori que l’empresa guardi el registre horari durant almenys 4 anys.
• Han d’estar disponibles informes que reflecteixin aquestes dades, per cada mes, setmana i dia, tenint en compte les hores de cada activitat.
• Hem de justificar que el mètode que utilitzem és legal i reflecteix la realitat, sense possibles tripijocs o canvis per conveniència.
• Els empleats han de poder saber quina jornada els pertany i la jornada real que treballen diàriament.
• Les multes es van començar a implementar amb força a partir de 2020, van de les faltes petites sobre els 1.000 € a les faltes greus de fins a 6.000 €.
• Si s’incorre en una il·legalitat, els procediments legals obligaran a l’empresa al fet que implantin un sistema fins a solucionar el problema.

Tot això que pot semblar una obligació i un problema per a l’empresa, presenta un seguit d’avantatges molt importants per a la botiga d’alimentació o supermercat en qüestió. És a dir, es tracta d’una imposició de la qual podem treure partit, perquè amb una mínima inversió podem potenciar molts aspectes interns.

Avantatges del registre horari per als comerços

Vista la situació i efectes del registre horari en el sector de l’alimentació, veurem tot allò que té de positiu per al negoci i la seva gestió. No es tracta d’intentar veure la part positiva, perquè les plataformes de control horari són una ajuda en molts factors que faciliten el dia a dia del comerç:

• Gestió de torns canviants. Permet dissenyar i pujar diferents torns per a cada treballador. Això ens permet repartir de manera més eficient als treballadors, d’una manera ordenada i segons la necessitat.
• Treballadors a mitja jornada. De la mateixa manera, hi ha treballadors que potser tenen jornades una mica més curtes, una mica més llargues, canviants, en diferents horaris. El control horari t’ajudarà a tenir major precisió en la gestió.
• Lliuraments a domicili. Amb la situació actual, molts negocis fan enviaments de menjar a domicilis. Això fa molt necessari que puguem conèixer la jornada del repartidor, veient a quina hora es repartirà, quan fa el lliurament i quan arriba.
• Millora en la comunicació. Una plataforma completa pot permetre’ns l’opció de comunicar-se entre departaments i comunicar informacions importants que han de conèixer els treballadors.

En el nostre cas i després d’aquest temps d’experiència en el sector, comptem amb la plataforma de control horari Einatime, que permet totes aquestes opcions i s’adapta a cada botiga o supermercat.

Sistemes biomètrics per a botigues

Dins de les opcions, trobem els sistemes biomètrics -o màquines de fitxar- i les plataformes de control horari. Solen funcionar de manera coordinada, facilitant el fitxatge de manera física a la botiga, però permetent tenir un control del registre i les absències en una plataforma.

Quan parlem de sistemes biomètrics, són màquines que instal·lem per exemple a la porta o interior de la botiga o supermercat, on quan arriba el treballador pot fitxar. I de la mateixa manera, quan es va o descansa, registrar una absència, o fitxar la seva sortida en anar-se. És a dir, físicament el treballador té accés al fitxatge de manera ràpida i fàcil.

I d’altra banda, totes aquestes dades queden reflectits en una plataforma de registre de jornada laboral. D’una banda està la màquina i per un altre, el lloc on gestionem les seves dades, funcionant de manera conjunta. És a dir, fitxem en la màquina, però ho podem veure en l’aplicació i des d’aquí sol·licitar fitxatges oblidats o veure informes de treballadors.

Opcions en sistemes de control biomètric

Amb la situació actual i la necessitat incrementada dels sistemes biomètrics, han sortit moltes opcions. Han proliferat opcions barates, de molt mala qualitat, que registren només entrades i sortides, comporten errors, i no ens dona l’opció de tenir un informe o gestionar aquestes dades.

Però de la mateixa manera, s’ha perfeccionat molt aquests sistemes, oferint opcions a tota mena de comerços segons les seves necessitats, i sempre en vinculació amb una aplicació de control horari complet. En el nostre cas, solem treballar amb dos tipus de sistemes biomètrics:

• Empremta dactilar. On registrant la petjada individual, d’una manera ràpida el treballador registra entrades, sortides, absències i altres accions. Té una gran resistència i durada, emmagatzemant de manera segura les dades.
• Lector facial. Amb la situació actual, moltes botigues i supermercats per temes higiènics prefereixen fer la identificació facial. Registrant la cara, podrem controlar l’accés dels empleats i registrar la seva jornada laboral diària.

En cada cas, és important conèixer les necessitats de cada botiga perquè pugui triar el sistema que millor s’adapti a la seva situació i necessitat. En el nostre cas, integrem els sistemes biomètrics amb la plataforma de Control Horari Einatime.

Dubtes sobre Control Horari en botigues d’alimentació

A manera de resum i per a ajudar a sortir de dubtes del que implica el registre de la jornada laboral, en aquesta llista es reuneixen les preguntes freqüents. Encara que puguis tenir dubtes relacionats, esperem poder ajudar-te a respondre-les d’una manera clara i senzilla.

Quin és l’objectiu? Tenir un control real i legal de les jornades laborals dels treballadors i poder documentar de manera registrada totes les accions de la jornada.

A quines empreses afecta i quan s’aplica? Afecta a totes les empreses existents i el sector de l’alimentació és un dels més afectats, pels possibles horaris rotatius, treballadors amb jornades variables i lliurament domiciliar. És obligatori des de maig de 2019.

Com s’aplica? Necessitem comptar amb un sistema que ens permeti registrar tots els fitxatges i emmagatzemar-los almenys durant 4 anys. De la mateixa manera, el mètode triat ha de ser justificable i acreditar la documentació en cas d’audiència o revisió.

Com s’havia fet fins ara? Hi havia supermercats o botigues d’alimentació, que no ho feien. Hi havia supermercats o botigues d’alimentació, que no ho feien. La poca fidelitat d’aquests sistemes, va ser una de les bases per a la llei.

Com afecta al sector alimentari? Encara que es tracta d’una obligació, els ajuda a tenir un control molt més preu i assegurança dels empleats. Podem gestionar els seus torns, registrar la seva activitat, controlar les jornades i registrar els lliuraments domiciliessis.

Exemple real d’implementació

Ja per a acabar i poder emmarcar tot el que s’ha dit, volíem oferir un cas real que ens permetés exemplificar els diferents punts. Estem parlant d’una cadena de supermercats a Barcelona, amb 4 centres en la part de Guinardó i Gracia. Necessitaven implementar un sistema per a crear els torns dels treballadors i registrar la seva jornada diària.

De la mateixa manera, els passava que alguns dels seus treballadors, segons lliuraments i preparació de compres per a clients, tenien horaris canviants i jornades desiguals. Necessitaven tenir un control real de les hores treballades i anar pujant els seus diferents horaris. I, com no, poder registrar quan sortien del supermercat, quan feien el lliurament i quan tornaven.

Finalment, van optar per una solució de sistemes biomètrics, un dactilar en botiga i un facial en magatzem, al costat de la plataforma de Control horari Einatime. D’aquesta manera, en botiga fitxaven amb empremta dactilar els caixers i reposadors. Però en magatzem, facialment els repartidors i mossos de magatzem.

Finalment, totes aquestes dades quedaven guardats en l’aplicació, a la qual podien accedir pel mòbil i l’ordinador. Aquí cada treballador veia la seva jornada, el seu torn i realitzar fitxatges. Mentre que els encarregats, podien gestionar fitxatges, veure les diferents activitats i crear torns per a cada treballador. I tot, quedava guardat en un informe, que protegia les dades i demostrava el registre.

Vull saber més

La entrada Registre de jornada en Supermercat i Botiga d’Alimentació se publicó primero en Einatime - Control Horario.