Esto significa que antes del 1 de marzo de 2021, los CAP (y también las autoescuelas de pequeño tamaño), deben tener implementado un sistema biométrico para llevar a cabo un control de asistencia en su centro y los cursos pertinentes.

Dado que esta nueva legislación ha comportado varios cambios y, en consecuencia, muchas dudas al respeto, en esta publicación vamos a ayudarte a salir de dudas.

Control de asistencia en centros de formación de conductores

Tras la resolución de 23 de julio de 2020, de la Dirección General de Transporte Terrestre, todos los centros de formación de conductores (no solo las autoescuelas), cuentan con la necesidad de instalar un sistema biométrico para hacer un control de asistencia.

Un control de asistencia para CAP, significa que los centros necesitan contar con una plataforma que les permita registrar el acceso de una persona al centro o vehículo. Es decir, si un alumno viene al centro de formación para conductores, debe poder contar con un sistema que le permita registrar su entrada, salida, y los detalles de esta acción.

Esta decisión viene condicionada en gran medida por los efectos causados por la pandemia. Es decir, por un lado afecta al hecho del control de aforo. Pero también es efectivo en cuanto al control de rastreadores, en caso de que se da un positivo en el recinto.

De esta manera, podemos saber a qué hora ha llegado alguien al centro, cuántas personas estaban en una hora y en un mismo sitio, y qué actividad estaba realizando. Por tanto, es indispensable ofrecer un sistema rápido, que no resulte invasivo ni lento.

Aspectos legales

En cuanto al ámbito legal, todo remite al Real Decreto 1032/2007, de 20 de julio, que se encarga de la cualificación y la formación de conductores para vehículos terrestres. Posteriormente, fue modificado por el Real Decreto 70/2019, de 15 de febrero, indicando que dichos centros de formación, necesitaban contar con un sistema de control de acceso biométrico.

Finalmente, el último Real Decreto 70/2019 entró en vigor con la resolución de 23 de julio de 2020. Esta última establece que el 1 de marzo de 2021, los centros de formación de conductores deben contar con un sistema biométrico para realizar el control de asistencia.

Control de acceso con sistemas biométrico, ¿qué es?

Un sistema biométrico consiste en las conocidas «máquina de fichaje». Son unos dispositivos que se instalan en el centro de formación y que permiten a los usuarios registrar sus actividades, ya sea entrada al centro, una ausencia, una actividad o una salida (junto a la hora y el centro).

Pero, en este caso, es necesario poder contar con el registro de ciertos datos pertinentes, al tratarse de centros CAP. Es por ello, que existen plataformas (o softwares) de control horario que se complementan con los sistemas biométricos (o máquinas para fichar).

Dichas plataformas, como es el caso de Einatime y su control horario, se integran y permiten acceder a través de móvil y ordenador a un control horario completo donde registrar también, la asistencia a cursos concretos, vehículos o cualquier otro detalle importante de registrar.

Sistemas biométricos seguros, rápidos y completos

En las condiciones actuales, es muy importante que los sistemas biométricos para el registro de asistencia y acceso, sean seguros. Es decir, que mantenga los datos con su privacidad y seguridad pertinentes. Que no sean endebles, adaptados a su entorno.

Pero también, es importante que sean rápidos, fáciles de acceder a ellos y con diversas funciones de fichaje. Como completos, en el sentido de que exista una plataforma de control horario donde ver todos estos datos, registros y realizar otros tipos de fichajes, como Einatime.

En cuanto a sistemas biométricos, podemos encontrar máquinas de fichar más clásicas, pero que necesitan fichar por tacto con huella dactilar. Por ello, contamos también con avanzados sistemas de reconocimiento facial, que evitan este contacto.

Característica de los sistemas de control de acceso biométrico

Según lo que especifica la Resolución de 23 de julio de 2020, para el control de acceso con sistemas biométricos en centros de formación para vehículos terrestres, se deben cumplir un seguido de funciones.

Es decir, nuestro sistema para el control de acceso y registro de asistencia en el CAP, debe asegurar un seguido de funciones a las personas. La lista obligatoria de funciones, son las siguientes.

• Registro diario de la jornada de formación: cada alumno debe registrar su hora de inicio y hora de salida, en cada sesión de formación. Ya sea en una clase o centro, como en un vehículo donde se imparte la lección.
• Registros de fichaje individuales por curso de formación: de esta manera, queda constancia de los alumnos que asisten a un curso en concreto, cuántos son y quiénes asisten (con Identificador de Curso y Código de Curso).
• Aplicación informática del sistema de control acceso: o dicho de otra manera, una plataforma que funcione de manera complementaria a las máquinas para realizar el registro. Softwares o plataformas, donde podemos acceder a una aplicación que nos permite ver datos, realizar registros, ver informes o realizar solicitudes. En este caso, Einatime es un ejemplo de plataforma complementaria.
• Envío diario al final de la jornada: un informe que se remite diariamente al final de la jornada lectiva, para que los órganos legales dispongan de él.
• Justificación veraz: los datos e informes deben contar con un sistema que valide y justifique que esos datos se han registrado de manera legal y veraz.
• Conservación de los registros: al menos, debemos guardar todos los datos de cada curso, durante 1 año. En nuestro caso, apostamos por un mantenimiento seguro y legal de 4 años, ya que es una herramienta que también ayuda a la gestión interna.
• Acceso a la inspección: los datos deben estar siempre preparados para cualquier tipo de inspección legal, con los registros ordenados y claros. Sino, se incurrirá en un problema legal que se reflejará en una multa.

Acceso de la inspección y conservación de Datos

Es muy importante disponer de un sistema biométrico de control de acceso, junto a una plataforma que permita ampliar dichas opciones. Pero, sobre todo, a nivel legal, es indispensable ofrecer un buen acceso a las posibles inspecciones.

Esto significa que podemos ser objeto de registro en cualquier momento y se nos exige como CAP, ofrecer los siguientes datos:

• Comprobar el correcto funcionamiento del sistema de registro y control de acceso
• Contrastar los registros y fichajes de cada jornada, centro y curso
• Poder acceder a los informes, consultar los registros con vista a 1 año y descargar estos datos en un fichero.

En el caso de Einatime, se trata de una plataforma completa que resuelve con solvencia y simplicidad todo este tipo de obligaciones.

Multas por incumplimiento del registro de asistencia

Este marco legal se implantó primeramente en todas las empresas. La Ley de Control horario obligó a las organizaciones a ofrecer un sistema de control horario completo, eficaz y legal. Ahora, ha llegado el momento de extender este modelo a los centros de formación de conductores CAP, incluyendo sus particularidades y detalles.

Lo primero que se pensó, era que el Ministerio de Trabajo no tomaría grandes represalias. Esto se demostró como un error y en los últimos 2 años se han aplicado cientos de multas leves, con importes sobre los 2.000€, pero con la notificación de volver hasta que no se solventara el problema.

Y cabe tener claro, que a mayor tamaño, mayor multa, llegando así hasta las 5 cifras. Esto significa que en el caso de los CAP, el Ministerio de Transporte, Movilidad y Agenda Urbana, bajo el gobierno actual, implementará exactamente el mismo proceso.

¿Qué datos de asistencia debe registrar el CAP?

Dentro del método para el Control de asistencia en CAP con sistemas biométricos, estamos obligados a ofrecer diariamente un seguido de datos. Estos deben quedar registrados, por alumno, curso, día y hora, entre otros detalles. De este modo, contar con un informe que lo justifique.

Según lo que establece la resolución y esta nueva legalidad, los datos que necesitamos registrar en el control de acceso, son:

• Número de autorización del Centro CAP
• Código del Curso
• NIF o NIE del alumno que realiza el acceso
• Fecha y hora de cada acceso
• Tipo de acceso, como la entrada y la salida
• Observaciones, donde poder incluir otros detalles

Esta lista de datos, son aquellos datos obligatorios que debemos ofrecer de manera legal y veraz Así que recomendamos mucho cuidado con los software de control horario gratis, por sus imprecisiones y problemas de funcionamiento.

Cómo implementar el control de asistencia en un CAP

En Einatime llevamos ya 2 años ofreciendo soluciones completas de control de acceso y registro de actividades. Nuestros sistemas biométricos, combinan las máquinas de fichaje con una plataforma completa de control horario.

De esta manera, ofrecemos a nuestro departamento interno de gestión, una herramienta que facilita el trabajo y nos da informes de valor para tomar decisiones. De cara al alumno, es un sistema ágil y fácil, convirtiéndose en un valor añadido. Y a nivel legal, se cumplen todos los requisitos previstos que necesitamos tener en cuenta.

Además, nos encargamos de la instalación, la migración de datos y todas esas necesidades que pueda tener tu CAP. Así que si tienes cualquier duda relacionada, estaremos encantados en ayudarte. ¡No dudes en ponerte en contacto con nosotros!

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