Això significa que abans de l’1 de març de 2021, els CAP (i també les autoescoles de petita grandària), han de tenir implementat un sistema biomètric per a dur a terme un control d’assistència en el seu centre i els cursos pertinents.

Atès que aquesta nova legislació ha comportat diversos canvis i, en conseqüència, molts dubtes al respecte, en aquesta publicació t’ajudarem a sortir de dubtes.

Control d’assistència en centres de formació de conductors

Tras la resolución de 23 de julio de 2020, de la Dirección General de Després de la resolució de 23 de juliol de 2020, de la Direcció General de Transport Terrestre, tots els centres de formació de conductors (no sols les autoescoles), compten amb la necessitat d’instal·lar un sistema biomètric per a fer un control d’assistència.

Un control d‘assistència per a CAP, significa que els centres necessiten comptar amb una plataforma que els permeti registrar l’accés d’una persona al centre o vehicle. És a dir, si un alumne ve al centre de formació per a conductors, ha de poder comptar amb un sistema que li permeti registrar la seva entrada, sortida, i els detalls d’aquesta acció.

Aquesta decisió ve condicionada en gran manera pels efectes causats per la pandèmia. És a dir, d’una banda afecta al fet del control d’aforament. Però també és efectiu quant al control de rastrejadors, en cas que es dona un positiu en el recinte.

D’aquesta manera, podem saber a quina hora ha arribat algú al centre, quantes persones estaven en una hora i en un mateix lloc, i quina activitat estava realitzant. Per tant, és indispensable oferir un sistema ràpid, que no resulti invasiu ni lent.

Aspectes legals

Quant a l’àmbit legal, tot remet al Reial decret 1032/2007, de 20 de juliol, que s’encarrega de la qualificació i la formació de conductors per a vehicles terrestres. Posteriorment, va ser modificat pel Reial decret 70/2019, de 15 de febrer, indicant que aquests centres de formació, necessitaven comptar amb un sistema de control d’accés biomètric.

Finalment, l’últim Reial decret 70/2019 va entrar en vigor amb la resolució de 23 de juliol de 2020. Aquesta última estableix que l’1 de març de 2021, els centres de formació de conductors han de comptar amb un sistema biomètric per a realitzar el control d’assistència.

Control d’accés amb sistemes biomètric, què és?

Un sistema biomètric consisteix en les conegudes “màquina de fitxatge”. Són uns dispositius que s’instal·len en el centre de formació i que permeten als usuaris registrar les seves activitats, ja sigui entrada al centre, una absència, una activitat o una sortida (al costat de l’hora i el centre).

Però, en aquest cas, és necessari poder comptar amb el registre d’unes certes dades pertinents, en tractar-se de centres CAP. És per això, que existeixen plataformes (o softwares) de control horari que es complementen amb els sistemes biomètrics (o màquines per a fitxar).

Aquestes plataformes, com és el cas de Einatime i el seu control horari, s’integren i permeten accedir a través de mòbil i ordinador a un control horari complet on registrar també, l’assistència a cursos concrets, vehicles o qualsevol altre detall important de registrar.

Sistemes biomètrics segurs, ràpids i complets

En les condicions actuals, és molt important que els sistemes biomètrics per al registre d’assistència i accés, siguin segurs. És a dir, que mantingui les dades amb la seva privacitat i seguretat pertinents. Que no siguin frèvols, adaptats al seu entorn.

Però també, és important que siguin ràpids, fàcils d’accedir a ells i amb diverses funcions de fitxatge Com a complets, en el sentit que existeixi una plataforma de control horari on veure totes aquestes dades, registres i realitzar altres tipus de fitxatges, com Einatime.

Quant a sistemes biomètrics, podem trobar màquines de fitxar més clàssiques, però que necessiten fitxar per tacte amb empremta dactilar. Per això, comptem també amb avançats sistemes de reconeixement facial, que eviten aquest contacte.

Característica dels sistemes de control d’accés biomètric

Segons el que especifica la Resolució de 23 de juliol de 2020, per al control d’accés amb sistemes biomètrics en centres de formació per a vehicles terrestres, s’han de complir un seguit de funcions.

És a dir, el nostre sistema per al control d’accés i registre d’assistència en el CAP, ha d’assegurar un seguit de funcions a les persones. La llista obligatòria de funcions, són les següents.

• Registre diari de la jornada de formació: cada alumne ha de registrar la seva hora d’inici i hora de sortida, en cada sessió de formació. Ja sigui en una classe o centre, com en un vehicle on s’imparteix la lliçó.
• Registres de fitxatge individuals per curs de formació: d’aquesta manera, queda constància dels alumnes que assisteixen a un curs en concret, quants són i qui assisteixen (amb Identificador de Curs i Codi de Curs).
• Aplicació informàtica del sistema de control accés: o dit d’una altra manera, una plataforma que funcioni de manera complementària a les màquines per a realitzar el registre. Softwares o plataformes, on podem accedir a una aplicació que ens permet veure dades, realitzar registres, veure informes o realitzar sol·licituds. En aquest cas, Einatime és un exemple de plataforma complementària.
• Enviament diari al final de la jornada: un informe que es remet diàriament al final de la jornada lectiva, perquè els òrgans legals disposin d’ell.
• Justificació veraç: les dades i informes han de comptar amb un sistema que validi i justifiqui que aquestes dades s’han registrat de manera legal i veraç.
• Conservació dels registres: almenys, hem de guardar totes les dades de cada curs, durant 1 any. En el nostre cas, apostem per un manteniment segur i legal de 4 anys, ja que és una eina que també ajuda a la gestió interna.
• Accés a la inspecció: les dades han d’estar sempre preparats per a qualsevol tipus d’inspecció legal, amb els registres ordenats i clars. Sinó, s’incorrerà en un problema legal que es reflectirà en una multa.

Accés de la inspecció i conservació de Dades

És molt important disposar d’un sistema biomètric de control d’accés, al costat d’una plataforma que permeti ampliar aquestes opcions. Però, sobretot, a nivell legal, és indispensable oferir un bon accés a les possibles inspeccions.

Esto significa que podemos ser objeto de registro en cualquier momento y se nos exige como CAP, ofrecer los siguientes datos:

• Comprovar el correcte funcionament del sistema de registre i control d’accés
• Contrastar els registres i fitxatges de cada jornada, centre i curs
• Poder accedir als informes, consultar els registres de cara a 1 any i descarregar aquestes dades en un fitxer.

En el cas d’Einatime, és una plataforma completa que resol amb solvència i simplicitat tot aquest tipus d’obligacions.

Multes per incompliment del registre dassistència

Aquest marc legal es va implantar primerament a totes les empreses. La Llei de control horari va obligar les organitzacions a oferir un sistema de control horari complet, eficaç i legal. Ara, ha arribat el moment d’estendre aquest model als centres de formació de conductors CAP, incloent-hi les particularitats i els detalls.

El primer que es va pensar, era que el Ministeri de Treball no prendria grans represàlies. Això es va demostrar com un error i en els últims 2 anys s’han aplicat centenars de multes lleus, amb imports sobre els 2.000€, però amb la notificació de tornar fins que no se solucionés el problema.

I cal tenir clar, que a major grandària, major multa, arribant així fins a les 5 xifres. Això significa que en el cas dels CAP, el Ministeri de Transport, Mobilitat i Agenda Urbana, sota el govern actual, implementarà exactament el mateix procés.

Quines dades d’assistència ha de registrar el CAP?

Dins del mètode per al Control d’assistència en CAP amb sistemes biomètrics, estem obligats a oferir diàriament un seguit de dades. Aquests han de quedar registrats, per alumne, curs, dia i hora, entre altres detalls. D’aquesta manera, comptar amb un informe que el justifiqui.

Segons el que estableix la resolució i aquesta nova legalitat, les dades que necessitem registrar en el control d’accés, són:

• Número d’autorització del Centre CAP
• Codi del Curs
• NIF o NIE de l’alumne que realitza l’accés
• Data i hora de cada accés
• Tipus d’accés, com l’entrada i la sortida
• Observacions, on poder incloure altres detalls

Aquesta llista de dades, són aquelles dades obligatòries que hem d’oferir de manera legal i veraç Així que recomanem molt compte amb el programari de control horari gratis, per les seves imprecisions i problemes de funcionament.

Com implementar el control d’assistència en un CAP

En Einatime portem ja 2 anys oferint solucions completes de control d’accés i registre d’activitats. Els nostres sistemes biomètrics, combinen les màquines de fitxatge amb una plataforma completa de control horari.

D’aquesta manera, oferim al nostre departament intern de gestió, una eina que facilita el treball i ens dona informes de valor per a prendre decisions. De cara a l’alumne, és un sistema àgil i fàcil, convertint-se en un valor afegit. I a nivell legal, es compleixen tots els requisits previstos que necessitem tenir en compte.

A més, ens encarreguem de la instal·lació, la migració de dades i totes aquestes necessitats que pugui tenir la teva CAP. Així que si tens qualsevol dubte relacionat, estarem encantats a ajudar-te. No dubtis a posar-te en contacte amb nosaltres!

Vull saber més

La entrada Control d’assistència en CAP amb sistemes biomètrics se publicó primero en Einatime - Control Horario.