Registro de jornada en Supermercado y Tienda de Alimentación

El registro de la jornada laboral se ha instalado en los distintos sectores del mercado y, como no, también el de la alimentación. Partiendo de la ley de control horario y sus dudas, los supermercados y las tiendas de alimentación se han visto obligadas a implantar un sistema de registro de jornada.

Esto ha generado varias cuestiones, desde cómo funciona a cómo se implanta, o si es realmente necesario. Pero por otro lado, ha supuesto una gran mejora en la gestión de los turnos, los horarios rotativos y los trabajadores a media jornada, ya que da herramientas para una mejor gestión.

Tras 2 años de experiencia implantando soluciones para el registro de la jornada laboral en supermercados y tiendas de alimentación, vamos a hacer un repaso de todo lo que necesitamos tener en cuenta para nuestro comercio. ¡Vamos por pasos!

Registro horario en supermercados y tiendas

El Real Decreto-ley 8/2019, conocido como Ley de Control Horario, lleva ya tiempo siendo obligatoria e impulsando la aplicación del registro de jornada diario en las tiendas de alimentación. Pero, aún hay comercios que apuestan por el método de la hoja de excel o el papel y boli. Legalmente, esto acarrea irregularidades y por otro lado, a la larga resulta poco funcional.

Cuando hablamos de registro horario en el sector, significa el hecho de que la tienda dispone de una plataforma donde cada trabajador puede ver su horario, fichar la entrada, salida o ausencia, pero también gestionar sus vacaciones y comunicarse. Es decir, soluciones que facilitan toda la gestión interna y mejoran el rendimiento.

Existen varias opciones, como las aplicaciones o plataformas web. Pero también, los sistemas biométricos (llamados también máquinas de fichar). Ambos son complementarios, pueden usarse simultáneamente y ofrecen soluciones según la situación de cada supermercado o comercio. Veremos qué ofrece cada opción más adelante. Antes, un repaso legal como referencia.

Aspectos legales del control horario en alimentación

Como mencionábamos un poco más arriba, la ley que regula la presencia de los sistemas de registro de jornada laboral es el Real Decreto Ley publicado en mayo de 2019. Según lo que se publicó en el BOE y las directrices principales establecidas en este tiempo de uso, podemos resumir el marco legal en:

• Todas las empresas existentes están obligadas a tener un registro diario de sus trabajadores, teniendo en cuenta su tipo de jornada.
• Es obligatorio que la empresa guarde el registro horario durante al menos 4 años.
• Deben estar disponibles informes que reflejen estos datos, por cada mes, semana y día, teniendo en cuenta las horas de cada actividad.
• Debemos justificar que el método que utilizamos es legal y refleja la realidad, sin posibles amaños o cambios por conveniencia.
• Los empleados deben poder saber qué jornada les pertenece y la jornada real que trabajan diariamente.
• Las multas se empezaron a implementar con fuerza a partir de 2020, van de las faltas pequeñas sobre los 1.000 € a las faltas graves de hasta 6.000 €.
• Si se incurre en una ilegalidad, los procedimientos legales obligarán a la empresa a que implanten un sistema hasta solucionar el problema.

Todo esto que puede parecer una obligación y un problema para la empresa, presenta un seguido de ventajas muy importantes para la tienda de alimentación o supermercado en cuestión. Es decir, se trata de una imposición de la que podemos sacar partido, pues con una mínima inversión podemos potenciar muchos aspectos internos.

Ventajas del registro horario para los comercios

Vista la situación y efectos del registro horario en el sector de la alimentación, vamos a ver todo aquello que tiene de positivo para el negocio y su gestión. No se trata de intentar ver la parte positiva, pues las plataformas de control horario son una ayuda en muchos factores que facilitan el día a día del comercio:

• Gestión de turnos cambiantes. Permite diseñar y subir distintos turnos para cada trabajador. Esto nos permite repartir de manera más eficiente a los trabajadores, de una manera ordenada y según la necesidad.
• Trabajadores a media jornada. Del mismo modo, hay trabajadores que quizás tienen jornadas algo más cortas, algo más largas, cambiantes, en distintos horarios. El control horario te ayudará a tener mayor precisión en la gestión.
• Entregas a domicilio. Con la situación actual, muchos negocios hacen envíos de comida a domicilios. Esto hace muy necesario que podamos conocer la jornada del repartidor, viendo a qué hora se va a repartir, cuándo hace la entrega y cuando llega.
• Mejora en la comunicación. Una plataforma completa puede permitirnos la opción de comunicarse entre departamentos y comunicar informaciones importantes que deben conocer los trabajadores.

En nuestro caso y después de este tiempo de experiencia en el sector, contamos con la plataforma de control horario Einatime, que permite todas estas opciones y se adapta a cada tienda o supermercado.

Sistemas biométricos para tiendas

Dentro de las opciones, encontramos los sistemas biométricos -o máquinas de fichar- y las plataformas de control horario. Suelen funcionar de manera coordinada, facilitando el fichaje de manera física en la tienda, pero permitiendo tener un control del registro y las ausencias en una plataforma.

Cuando hablamos de sistemas biométricos, son máquinas que instalamos por ejemplo en la puerta o interior de la tienda o supermercado, donde cuando llega el trabajador puede fichar. Y del mismo modo, cuando se va o descansa, registrar una ausencia, o fichar su salida al irse. Es decir, físicamente el trabajador tiene acceso al fichaje de manera rápida y fácil.

Y por otro lado, todos estos datos quedan reflejados en una plataforma de registro de jornada laboral. Por un lado está la máquina y por otro, el sitio donde gestionamos sus datos, funcionando de manera conjunta. Es decir, fichamos en la máquina, pero lo podemos ver en la aplicación y desde ahí solicitar fichajes olvidados o ver informes de trabajadores.

Opciones en sistemas de control biométrico

Con la situación actual y la necesidad incrementada de los sistemas biométricos, han salido muchas opciones. Han proliferado opciones baratas, de muy mala calidad, que registran solo entradas y salidas, conllevan errores, y no nos da la opción de tener un informe o gestionar estos datos.

Pero de la misma manera, se ha perfeccionado mucho estos sistemas, ofreciendo opciones a todo tipo de comercios según sus necesidades, y siempre en vinculación con una aplicación de control horario completo. En nuestro caso, solemos trabajar con dos tipos de sistemas biométricos:

• Huella dactilar. Donde registrando la huella individual, de una manera rápida el trabajador registra entradas, salidas, ausencias y otras acciones. Tiene una gran resistencia y duración, almacenando de manera segura los datos.
• Lector facial. Con la situación actual, muchas tiendas y supermercados por temas higiénicos prefieren hacer la identificación facial. Registrando la cara, podremos controlar el acceso de los empleados y registrar su jornada laboral diaria.

En cada caso, es importante conocer las necesidades de cada tienda para que pueda escoger el sistema que mejor se adapte a su situación y necesidad. En nuestro caso, integramos los sistemas biométricos con la plataforma de Control Horario Einatime.

Dudas sobre Control Horario en tiendas de alimentación

A modo de resumen y para ayudar a salir de dudas de lo que implica el registro de la jornada laboral, en esta lista se reúnen las preguntas frecuentes. Aunque puedas tener dudas relacionadas, esperamos poder ayudarte a responderlas de una manera clara y sencilla.

¿Cuál es el objetivo? Tener un control real y legal de las jornadas laborales de los trabajadores y poder documentar de manera registrada todas las acciones de la jornada.

¿A qué empresas afecta y cuándo se aplica? Afecta a todas las empresas existentes y el sector de la alimentación es uno de los más afectados, por los posibles horarios rotativos, trabajadores con jornadas variables y entrega domiciliar. Es obligatorio desde mayo de 2019.

¿Cómo se aplica? Necesitamos contar con un sistema que nos permita registrar todos los fichajes y almacenarlos al menos durante 4 años. Del mismo modo, el método elegido debe ser justificable y acreditar la documentación en caso de audiencia o revisión.

¿Cómo se había hecho hasta ahora? Había supermercados o tiendas de alimentación, que no lo hacían. Otros, lo apuntaban en un excel modificable y orientativo, mientras que algunos lo hacían a papel y boli. La poca fidelidad de estos sistemas, fue una de las bazas para la ley.

¿Cómo afecta al sector alimentario? Aunque se trata de una obligación, les ayuda a tener un control mucho más precio y seguro de los empleados. Podemos gestionar sus turnos, registrar su actividad, controlar las jornadas y registrar las entregas domiciliares.

Ejemplo real de implementación

Ya para terminar y poder enmarcar todo lo dicho, queríamos ofrecer un caso real que nos permitiera ejemplificar los distintos puntos. Estamos hablando de una cadena de supermercados en Barcelona, con 4 centros en la parte de Guinardó y Gracia. Necesitaban implementar un sistema para crear los turnos de los trabajadores y registrar su jornada diaria.

Del mismo modo, les pasaba que algunos de sus trabajadores, según entregas y preparación de compras para clientes, tenían horarios cambiantes y jornadas desiguales. Necesitaban tener un control real de las horas trabajadas e ir subiendo sus distintos horarios. Y, como no, poder registrar cuando salían del supermercado, cuando hacían la entrega y cuando volvían.

Finalmente, optaron por una solución de sistemas biométricos, uno dactilar en tienda y uno facial en almacén, junto a la plataforma de Control horario Einatime. De este modo, en tienda fichaban con huella dactilar los cajeros y reponedores. Pero en almacén, facialmente los repartidores y mozos de almacén.

Por último, todos estos datos quedaban guardados en la aplicación, a la que podían acceder por el móvil y el ordenador. Ahí cada trabajador veía su jornada, su turno y realizar fichajes. Mientras que los encargados, podían gestionar fichajes, ver las distintas actividades y crear turnos para cada trabajador. Y todo, quedaba guardado en un informe, que protegía los datos y demostraba el registro.

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