Desde que es obligatorio fichar en el trabajo, con la regulación del Real Decreto Ley 8/2019, el control horario y el registro de jornada está en boca de todas las empresas y sus efectos son múltiples. Muchas son las empresas que se plantean adoptar un software de control horarios gratis.
Lo primero que debes saber es que para realizar un correcto registro de jornada laboral de los trabajadores necesitas contar con un software de registro horario que sea legal, proteja los datos, te ayude ante una inspección y se adapte a las necesidades de la empresa, entre otros.
En Einatec somos especialistas en registro horario, así que repasaremos lo que debería ofrecerte un sistema de control presencial adecuado.
Índice de contenidos
Control horario y fichaje
La primera e indispensable función que debe cumplir un software de control horario es la del registro horario. Es decir, incluir una función que permita registrar la entrada de tus trabajadores y su fin de jornada.
También debe contar con la función de registrar los descansos, las ausencias y cuente con geolocalización. El control de presencia no debería ser un problema para comerciales y trabajadores desde cada que necesiten fichar. De este modo, el control horario será creíble y evitará posibles confusiones.
Por tanto, el software de registro horario que elijamos debe poder registrar toda la actividad diaria, además de poder gestionar el calendario laboral y administrar los turnos de cada trabajador. La ley de registro de horario es una oportunidad para mejorar los recursos humanos.
Gestor de Vacaciones y Ausencias
La plantilla de excel para gestionar las vacaciones de los empleados está en desuso. La gestión de vacaciones y ausencias debe ser una de las funciones de un software de control horario, ya que nos ayuda a ahorrar la pérdida de tiempo que supone un excel lleno de colores y filas.
Y es que un adecuado software para gestionar las vacaciones y ausencias hará que olvidemos el excel de vacaciones para empleados. Poder gestionar las vacaciones desde un mismo sitio, las bajas médicas o cualquier tipo de ausencia, puede convertirse en un proceso rápido y libre de papeleo.
El excel de trabajadores nos obliga a apuntar todo paso a paso, no cuenta con procesos automatizados y no nos permite más que texto. Una plataforma de gestión de vacaciones nos unifica todo el proceso en un mismo sitio y permite especificar el tipo de ausencia dentro del calendario de la empresa.
Gestión de turnos
Cada vez más, los horarios se vuelven flexibles, trabajamos desde casa o nuestros comerciales necesitan adaptar su horario al cliente. Configurar y asignar horarios de trabajo puede convertirse en un auténtico rompecabezas.
Un sistema de registro horario, para poder registrar la jornada laboral de una manera detallada, debe tener en cuenta la gestión de turnos y el horario que tiene asignado. De este modo, calculará las horas trabajadas y respetará la ley de control horario.
Imagina cómo simplifica el proceso que cada trabajador pueda revisar el horario que tiene asignado y contar con un app de control horario con geolocalización para fichar cuando empieza su jornada.
Portal del empleado: nóminas y comunicación interna
Como buena herramienta de recursos humanos, el registro horario puede almacenar un seguido de datos que nos permita mejorar la comunicación interna de la empresa. Junto a una función de gestor documental de nómina y un tablón de anuncios, el cambio es total.
Significa conectar el perfil de cada uno de los trabajadores, junto a sus datos, los documentos como la nómina o una baja médica. Además, si dentro de nuestro sistema de control de presencia tenemos un tablón de anuncios, podemos mejorar la comunicación entre empleados y departamentos.
Compartir nóminas, justificantes de ausencias y contratos, nos ayuda a hacer una clasificación flexible siempre disponible. Es muy importante contar con un almacenamiento cloud que haga una distribución personalizada y un sistema que proteja todos los datos.
Gestión de Recursos Humanos e Informes
Lo hemos estado mencionando, pero es muy importante que el registro horario sea más que una obligación para la empresa. Porque en realidad, puede convertirse en una gran herramienta como software de recursos humanos.
Si junto al Control horario y fichaje, el Gestor de Vacaciones y Ausencias, la Gestión de Turnos y el Portal del Empleado, disponemos de la descarga de Informes sobre las horas trabajadas y las ausencias de todos los trabajadores, representa una gran ayuda en la gestión de capital humano.
Contar con un informe de horas trabajadas por trabajador y departamento, nos permite conocer cuál es su jornada real, controlar las horas extras y limitar los horarios no remunerados. Así mejoramos nuestra transparencia y efectividad, más allá del registro de jornada.
Prepararse para una inspección de control horario
Si somos conscientes de que ya es obligatorio fichar en el trabajo, es porque sabemos que todas las empresas pueden ser inspeccionadas para ver si respetan el Real Decreto Ley 8/2019. Si optamos por un método de control horario gratis, nos arriesgamos a no disponer de todos los datos u ofrecer información manipulada.
Para pasar satisfactoriamente una inspección de control horario, necesitamos presentar el control horario y registro de jornada de los últimos dos años. O desde que implementamos un sistema de control de presencia.
Entre los datos que necesitamos, se encuentra el recuento total semanal, mensual y anual de nuestros trabajadores, junto al calendario laboral, los festivos y sus vacaciones. Es decir, todos los datos que demuestran la validez de su jornada y el cumplimiento por su parte.
Por qué no elegir una App de Control Horario Gratis
Nuestra intención es echaros una mano a la hora de elegir un software de control de presencia, que os permita llevar a cabo el control horario a la vez que mejora la gestión de recursos humanos. Y es que el excel de control horario y las app de control horario gratis, tienen varios problemas que necesitamos tener muy en cuenta.
- Difícilmente cumplen con la normativa
- No se actualizan de manera automática
- Pueden faltar datos o estar desctualizadas
- No siguen el Real Decreto Ley 8/2019
- Son manipulables y poco transparentes
- Pueden perderse o ser difíciles de interpetar
- Requiere atención y trabajo de más
- No están protegidos de ataques
Lo más importante es que el software de registro horario que elijamos es que convierta una obligación en una mejora de nuestra empresa. Con la gestión de vacaciones y ausencias, la gestión de turnos, los informes de empleados, el envío de nóminas y documentos, el fichaje geolocalizado y adaptable, justo a un registro preparado para la inspección.
En este sentido, los métodos o software de control horario gratis no suelen cumplir las necesidades de una empresa y su gestión de recursos humanos, convirtiéndose en otra obligación y no en una ayuda.
Nuestra recomendación: Einatime
Einatime es un software de registro horario con multitud de funciones enfocadas a mejorar los recursos humanos de la empresa. Une todos los datos de los trabajadores en una misma plataforma. De este modo la app de control horario se convierte en un aliado.
Entre sus funciones está el control horario y fichaje de trabajadores, la gestión de vacaciones y ausencias, la gestión de documentos, el portal del empleado y los informes de recursos humanos. Todo, protegido debidamente y preparado para cualquier inspección de registro de jornada laboral.
por Einatec